イベント参加のキャンセルについて
ゆんゆん
6月6日に設立してから早2ヶ月。
ありがたいことに何度かイベントも開催することができ、サークルとしての形が少しずつできてきたんじゃないかなーと思っています。
人数が増えて大きなことができるようになった分、キャンセルの問題について無視できなくなってきましたので、今後のイベントでは以下のように定めます。
他の方に負担をかけないための取り決めですので、何卒ご了承ください。
キャンセルについて
3日前の午前まで 特に定めません
3日前の午後〜前日キャンセル 参加費の50％
当日キャンセル 参加費の100％
をお支払いいただくことがありますので、予定の調整や体調管理には十分お気をつけください。
また遠方への観測など場所によっては、別途キャンセル規定を設けることがあります。
なお、お支払いいただけない方については、サークルからの退会等の処置を行います。
キャンセル料を定めた経緯について
理由は2つあります。
１つめは、関係者への負担が大きすぎるためです。
当天文サークルは、多くの方の協力のもと成り立っています。
・施設やレンタカーの予約をしてくれる方
・機材の積み込みなどの事前準備をしてくれる方
・観測地まで運転してくれるドライバーの方
・星空の解説や案内をしてくれる方
・レンタカー会社や、宿泊施設、飲食店の方など
イベントは参加人数を決めた上でこれらの準備を行っていくので、前日や当日に突然キャンセルが出てしまうと、各方面全ての方々に多大なるご迷惑とご負担を強いてしまいます。
2つめは、参加したくてもできない人が出てくるためです。
天体観測のイベントだと山奥へ行くので車が必須になり、ドライバーの人数に応じて参加人数が決まります。
ドライバーが突然キャンセルになると、他のドライバーへの負担が大きくなるだけでなく、最悪の場合車を出せずに乗る予定だった人全員が参加できなくなります。
また、「面倒になったらキャンセルでいいや」みたいな気持ちで参加希望されると、本当に行きたかった人が行けないということもあり得ます。
メンバーの人数に対して、参加可能人数が少ないイベントも多いのでその点もご配慮いただけると幸いです。
（以前のイベントでは告知から3日ほどで定員となり、キャンセル待ちの方が出たほどです）
最後に
今後とも、できる限り多くの方に楽しんでいただけるよう最大限努力していきます！
より良いサークルづくりのため、ご協力のほどよろしくお願いいたします。
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